Archiva documentos empresariales

Queremos compartir con ustedes algunos consejos prácticos para archivar correctamente el archivo estacionario de tu negocio.  Llevamos más de 1.000 metros cuadrados de experiencia adaptando espacios ociosos a bodegas, y en este tiempo hemos visto de todo.  No son pocas las personas que han llegado a nosotros luego de haber tenido malas experiencias y aquí les dejamos algunos de los aprendizajes que hemos tenido:

Orden

Cada documento debe estar archivado en orden cronológico, nunca se debe archivar por temas diferentes ya que al momento de buscar un documento sería complicado.

Suena simple, pero te sorprendería la cantidad de veces que este punto no se cumple.  Hay mejores prácticas, como llevar un registro en una base de datos.  No tiene por qué ser algo complejo, puede ser un excel, que te ahorrará mucho tiempo, pero este es aún menos practicado por el tiempo que lleva hacerlo la primera vez ¿No sabrán que aparte de ahorrarte más tiempo después te dará mucha más seguridad? Dales un índice correlativo a tus documentos y se hará mucho más simple.

Es recomendable archivar solamente documentos originales 

En este tipo bodega solo se deben archivar documentos, por cuestiones de orden. (En Mini Bodegas Tijuana contamos con distintos tamaños de bodegas para que tengas todo ordenado y por bodega)

No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor. (si es necesario archivar y guardar te recomendamos usar otra bodega)

Como mencionamos en el punto anterior, la clave está en usar correlativos, cada documento debe estar foliado. Así, aun que muevas los documentos, podrás trazar toda su historia.

Ubicación

El lugar donde se archiven estos documentos no debe tener ningún tipo de riesgo de humedad ni algún riesgo de inundación, debe tener una buena ventilación y debe estar lejos industrias que contaminen. Es clave elegir una bodega cercana para tener todo a mano.  En Kipp hemos visto de todo por clientes que vienen con nosotros luego de malas experiencias, desde documentos importantes en patios hasta bodegas de mala calidad en las que las que una cañería se ha roto y las aguas servidas se han llevado todo.  Son probabilidades bajas, pero el riesgo es muy grande, por eso es importante no sólo fijarse en el espacio y la ubicación sino que también la construcción y los potenciales riesgos de la bodega.  Es un análisis que hay que hacer sólo una vez, por lo que si bien queremos que sea más rápido, no se trata de un tema somero.

Estructura 

Relacionado con el tema anterior.  El piso, los muros, techos y puertas deben ser resistentes ya que deben estar construidas con material de alta calidad. No se trata de una bóveda blindada, pero la construcción ligera puede depender mucho de la mano del maestro que a hizo, por lo que la hizo.  Además estas suelen estar en estacionamientos y muchas han sido golpeadas por autos y los riesgos que mencionamos antes aparecen de inmediato.

Almacenamiento de documentos

El área de almacenamiento debe tener seguridad y una manipulación adecuada de los documentos guardados, esto ayudará a que se conserven de mejor forma los documentos.

Si tienes dudas no dudes en contactarnos en info@kipp.store y si ya sabes qué buscas entra ahora a kipp.storage para encontrar la bodega que más te acomode.

Importante: Cubicar

Para poder llevar a cabo estas acciones es clave poder dimensionar qué necesitas guardar.  En Kipp sabemos que poder dimensionar el  espacio que necesitas es muy difícil.  Es por eso que además hemos añadido en las fichas de nuestras bodegas un cubicador en el que puedes mover libremente objetos comunes para que puedas saber si con la bodega que tienes te alcanza.  Sólo tienes que entrar a la ficha de la bodega que te interesa y abrir la opción del cubicador. Es una forma entretenida de poder dimensionar cuánto espacio necesitas según los objetos que quieras guardar.  

En Kipp siempre estamos buscando como hacer la búsqueda de una bodega un proceso simple, fácil y transparente.

Sigue estos consejos con tus espacios y no tendrás problemas en tener todo ordenado y de forma durable.  Puedes encontrar el espacios que necesitas en kipp.storage, recuerda que buscamos kippers en todas las comunas y disponibilizamos espacios en todas las comunas, especialmente esas en las que no hay grandes centros de bodegaje, para que puedas encontrar el mejor espacio para tus necesidades, siempre al mejor precio.

¿Te gustó esta lista? En Kipp tenemos más de 1.000 metros cuadrados de experiencia acomodando los espacios desocupados en la bodega que necesitas.  Hemos visto todos los tipos de espacios que terminan en un espacio de selfstorage.  Queda al tanto de todo lo que vamos aprendiendo de estos espacios en nuestro blog.  También te contamos de lo último que vamos publicando en nuestro newsletter Kipp Me Posted, donde además podrás saber cuáles son los últimos espacios que vamos abriendo a medida que recuperamos los espacios ociosos de la ciudad y les damos nuevos usos sin intervenir los barrios ni sus patrimonios.